不规范的表格会有什么问题,excel不规范表格整理

　　不规范的表格会有什么问题,excel不规范表格整理

　　众所周知，Excel具有强大的数据处理能力，但这种强大能力的前提是“遵从”Excel中的数据输入。但是在实际工作中，很多用户会根据自己的习惯“非法”输入很多数据，导致Excel在后期的操作中无法发挥其强大的处理能力。那么，人们通常在Excel中输入哪些非法数据呢？如何才能避开它们，合并有效数据？

　　1. 单元格合并不规范

　　对于一些相似项的输入，很多人为了表格美观，往往会将一些单元格组合起来。这很美，但是在后期整理总结的时候会带来很多不便。例如，下表合并了“yield”单元格，排序时会提示错误，表示“所有合并的单元格需要相同的大小”。因为Excel将合并后的单元格视为一个“整体”，但这个整体包含了其他单元格，所以导致排序错误(图1)。

　　图1随意合并单元格会导致排序不可解。

　　解决方案：使用跨列居中模拟合并单元格

　　对于水平单元格的合并，Excel提供了“跨列居中”来达到类似的效果。因此，要达到上述的合并效果，可以先取消B1和C1的合并，然后选中B1和C1，右键选择设置单元格格式对齐，水平对齐选择跨列居中，垂直对齐选择居中。这样就可以实现合并单元格的效果，后续操作也不会不方便。同样，建议在垂直单元格中使用较少的合并。例如，上面提到的“季度”可以在单元格中单独输入(图2)。

　　图2跨列居中效果

　　2. 日期、货币单位输入不规范

　　日期输入，很多朋友喜欢用“2017 . 5 . 8”等格式；价格输入喜欢画蛇添足的输入“元”。在Excel中，这类数据不会被视为日期或数字，这也会给后续的日期计算和排序带来不便。比如销售统计不能直接求和，因为Excel不会因为“XX元”(图3)这样的数字而认为求和是错的。

　　图3非标准输入导致的求和失败

　　解决方案：使用“查找与替换”快速转化

　　从上面的输入中，您可以看到日期中的年、月和日由“.”分隔，而且销量每个数字后面都有“元”。因此，我们可以借助查找和替换进行批量替换。以日期为例，点击“开始查找选择替换”，搜索内容为“.”，替换为“-”(即Excel中正确的日期分隔符)，这样可以快速将非法日期转换为合规输入。销量数据替换也类似(图4)。

　　图4使用替代工具整理数据

　　3. 字符输入不规范

　　一般情况下，英文使用半角输入，中文使用全角输入。但是在日常的输入操作中，很多朋友总是将英文全角、半角、中英文标点符号混用，这样文档会显得不雅观(图5)。

　　图5全角英语，单词的第一个字母没有大写数据。

　　解决方案：ASC和PROPER函数

　　ASC函数可以快速将指定单元格的全角字符转换为半角字符，而PROPER函数可以将单词的首字母转换为大写。进入Excel编辑窗口，在A列后插入一个辅助列B，选择B2输入函数“=ASC(A2)”，然后向下填充。继续插入一个辅助列C，选择C2，输入函数“=PROPER(B2)”并向下填充(图6)。对于中英文标点符号混用的，可以复制到Word中快速替换。

　　图6排序后的结果

　　4. 数量单位输入不规范

　　为了简单起见，在日常工作中，有些朋友在用单位(如桶、件)输入数据时，经常会把单位和数字混在一起。由于这些带单位的数据不是纯数字，后期整理汇总也不能直接操作(图7)。

　　图7混合单位的非标准数据

　　解决方案：使用“分列”规范数据

　　如您所见，上述数据包含各种单位，现在您可以使用分解来分离数量和单位。由于排序需要统一的分隔符，这里我们可以给公司加“-”作为分隔符，点击“开始查找选择替换”，搜索内容为“部门”，替换为“-部门”(同理，其他公司也改为“-公司”)。这样，每个量的格式就变成了“量-单位”的格式。选择B列的数据，点击“数据分离”，选择“自定义其他-”作为分隔符，这样就可以将数据从公司中分离出来，实现数据的标准化(图8)。

　　图8使用分类规范数据