word文档的使用技巧大全,word文档的使用技巧大全ppt

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　　办公室里有很多技巧。知道的几分钟就能做到，不知道的可以花N个小时。这个长与短之间，区别在于掌握一些办公技巧。当然，有些魔法技能可能隐藏的太深，而有些则根本被我们忽略了！

　　那些你忽略的办公室技能。

　　1.表格标题在页面中重复。

　　小白：复制标题行，将标题逐页复制到目标位置。

　　主：选择标题行，点击表格布局重复标题行。

　　经常会遇到一个长表跨很多页，每页都需要加一个副标题。传统的方法是手工复制表头行，速度慢，效率低。其实我们也可以通过“表格”“布局”“重复表头行”的功能来实现。除了省时省力之外，最大的好处就是当表格中增加或删除行时，表头行可以自动匹配，不会错位。

　　重复标题行

　　2.用于简单计算的Word表格

　　小白：在抽屉里找了个计算器，聊了半天。

　　主控：点击表格工具版式数据公式，让Word自动计算。

　　我习惯用Excel写公式。第一眼用Word会傻眼一分钟，因为.拖拽手柄和“=”键都不行！是不是要拉裤子按半天计算器做个累加算个平均数？其实Word表格也可以进行一些基本的数学运算，位置就在表格工具布局数据公式的正下方。和Excel一样，这里也有一些基本的算术函数。虽然不能和Excel比，但是满足一般工作肯定没问题。

　　Word执行简单的数学运算。

　　内置功能相当齐全。

　　3.快速选择格式相似的单词。

　　小白：按住Ctrl键，手动选择它们。

　　主：检查目标文本，点击开始编辑选择选择相似格式的文本。

　　有时我们需要快速选择格式相似的文本，以便一键改变文本格式。最原始的方法就是按住Ctrl键，一个一个手动选择。其实在Word中有一个更快的方法。只需提前勾选一段要修改的文字，然后点击开始编辑选择选择格式相似的文字，就可以快速选择所有格式相似的文字。

　　快速选择格式相似的文本。

　　4.删减一页

　　小白：手动缩小文档字体，手动调整行距，实在不行就删掉一些字。

　　主：直接点击功能窗格中的“减少一页”按钮(2013版以后，这个功能要提前手动添加到功能窗格中)

　　我经常遇到一些“长尾”文档，但是文档的末尾只有两三行。这种文件通常老板和观众都不喜欢。老板觉得用纸太多，观众会觉得你排版技术很低。简而言之，多余的两三行就得剔除。

　　传统的方法是手工缩小文档的字体，缩小字距和行距，费时费力。如果不可能，你得想办法删掉一些字。最省心的方法之一就是使用Word中的“减少一页”功能。其实整个操作和手动调节没有太大区别，不过都是Word自动完成，可以节省操作人员很大一部分精力。但是，该功能默认不出现在功能窗格中，需要手动添加，如下所示。

　　将“减少一页”添加到选项卡中。

　　右键单击功能窗格的空白区域，然后选择自定义功能区。将“从以下位置选择命令”改为“所有命令”，然后找到并选择“减少一页”按钮，在任一选项卡下单击“新建组”，最后将“减少一页”添加到功能组中。

　　减少一页

　　5.字体间距的“秘密”

　　小白：这个.真的不是一招~

　　Master:选择所有文章，单击“段落”并取消“如果定义了文档网格，则与网格对齐”前面的复选框

　　很多网友都喜欢用微软雅荷，但是你一定也发现这种字体有时候很奇怪。其他字体(比如宋体)改变字体大小，马上就能看出区别，偏偏这种优雅的黑色行距很宽。最让我困扰的是，这个行距是用户无法更改的，即使你将段落面板中的“行距值”设置为一个很小的值。

　　宽行距很难看出来。

　　其实这个问题和Word中的一个小设置有关。解决方法是取消段落面板中“如果定义了文档网格，则向网格对齐”前面的复选框，就可以瞬间得到。

　　背后就是这个设定。

　　写在最后

　　Word中有很多类似的设置。其实Word作为一个专业的排版工具，能够实现的功能远比我们想象的强大。那么今天介绍的东西你都学会了吗？