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发现有不少的小伙伴,并没有有效地对邮件进行管理,导致邮件处理效率不够高效。
阳泰网络在此,为大家分享一下个人的几个习惯,希望可以给大家一些启示。(本人以Foxmail为例进行说明,Outlook及Lotus等邮件功能会更加地强大,后续我会考虑展开说明)
1、 标记未读
对于不能及时处理的邮件,标注为未读,这样可以做为提醒,在每天下班前,查阅一下未读邮件。
客户端中,有一个文件夹叫做所有未读,可以从此文件夹中对未读邮件进行处理。
该文件夹一般在邮箱名上的常用文件夹里面,如下图所示。
2、 快速搜索
通过客户端的下列功能,可以看到完整的搜索框,包括发件人、收件人、主题、全文。
一般情况下,可以通过全文搜索记忆中的关键字,达到检索的目的。
如果读者已经根据阳泰网络上一篇的建议,对邮件进行了归纳,大部分情况应该都可以在各自的文件夹中找到你想要的内容,如果没有归类,就只能从以上几个内容进行相关的检索了。
3、 星标置顶
邮件星标置顶功能,与邮件标注为未读功能是在一块的,如下图所示。
所有置顶的邮件,就会跑到所在文件夹的最顶图,并在邮件最右一栏带星号标识。
4、 邮件主题很重要
推荐格式:关于XXX(关键字)的相关事宜、XXX(关键字) 事情概述
为什么阳泰网络会发出这样的感慨呢?因为当你需要找邮件的时间,你就会发现,这些难找的邮件主题,没有与你要找的内容相关联,导致非常难找出来。
如果主题是正确的,只要你想到一些问题,基本上能快速地查到,不怪是在对应的文件夹,还是通过检索关键字。
另外,如果邮件主题与内容不对应,也会让接受者产生误解,导致一些问题。
因此,请务必填写正确的邮件主题。
这是阳泰网络今天分享的小技巧,今日你Get了吗?
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